Cinco sencillas reglas para ser más productivos con el correo electrónico

Imagínate … llegas por la mañana al trabajo y tu jefe te pide con urgencia que le reenvíes un mensaje importante que recibiste por email esta semana. En ese momento, abres el programa para gestionar los correos, y ves que tienes pendientes de recibir 50 emails y tienes la bandeja de entrada plagada de mensajes de clientes, proveedores, del trabajo, de spam, etc … después de ir borrando “basura” y repasando la lista lo localizas … pero has tardado más de 20 minutos … ante lo cual tu jefe te mira con mala cara y enfadado …

Buzón lleno

Situaciones como esta son muy comunes en nuestro día a día laboral. Para muchas empresas, procesar la avalancha de correos que diariamente reciben suele consumir cerca de una hora por empleado …  eso al año es mucho tiempo y dinero.

Ante esta situación … ¿ qué hacer ?

En este artículo os comentamos algunas buenas prácticas para ser eficientes y productivos con el correo electrónico.



Aunque algunas grandes empresas comienzan a utilizar sistemas alternativos al email para las comunicaciones internas, lo cierto es que pasarán bastantes años antes que el correo electrónico deje de utilizarse mundialmente.

Pero … ¿ cómo ser eficientes ? Entre correos del trabajo, spam, correos personales, listas de subscripción, alias y redirecciones el volumen de correos entrantes es elevado.

Aquí encontrarás cinco sencillos consejos, que nos harán ser más eficientes.

1.- Lo primero es ser ordenados.

No sólo con el correo, sino con nuestra vida misma. El orden puede entenderse como una filosofía de vida. Para ello los gestores de correo nos permiten crear estructuras de carpetas donde organizar nuestros mensajes. Es llamativo ver cómo la mayoría de los usuarios sólo utilizan la bandeja de entrada y enviados …

Una recomendación es crearse carpetas atendiendo a distintos criterios. Ej:
clientes, proveedores, carpetas específicas de clientes o temas concretos,  etc. Si por ejemplo, tenemos correos de varios años, crear carpetas por años. Además, es importante señalar que podemos crear estructuras de carpetas, es decir crear una jerarquía.

Un ejemplo sencillo:

Bandeja de entrada:
|
+ 2010
   |
   + Clientes
   |
   + Proveedores
+ 2011
   |
   + Clientes
   |
   + Proveedores

Esta estructura podríamos tenerla igualmente para los elementos enviados. Esta jerarquía podría ser más compleja o de distinta forma, dependiendo de nuestros usos y necesidades, pero lo importante es ser ordenados.

2.- Usa filtros antispam.

El Spam es el principal problema al que está sujeto el correo electrónico. Estadísticamente, más del 90% de los mensajes que se envían por internet son correo basura. Esto puede inundar nuestra bandeja de entrada y hacernos perder mucho tiempo. Los filtros antispam pueden estar en el lado del servidor y del cliente. Es recomendable usarlo en ambos sitios.

Para el lado del servidor, es recomensable tener un proveedor que nos ofrezca este servicio (nosotros lo ofrecemos a nuestros clientes junto con servicio antivirus y antiphishing).

Para el lado del cliente, se pueden usar suites de seguridad que incorporan sistemas antispam, o bien emplear gestores como Thunderbird, que incluyen funciones antispam basados en filtros adaptativos bayesianos, los cuales aprenden de nuestras decisiones cuando marcamos o desmarcamos un mensaje como Spam. Es más, estos programas se pueden configurar para que aquello considerado spam sea movido a una carpeta especial para tal fin.

3.- Emplea filtros de mensajes.

Sí señores, los filtros son esos grandes olvidados que pocos usuarios emplean. Los filtros nos permiten definir reglas que atendiendo a unos criterios de (origen, destinatario, asunto, etc) que actúen sobre los correos que las cumplan. Por ejemplo, mover los correos a una carpeta o eliminarlos.

Gracias a los filtros, nuestras labores para organizar los correos (punto 1), se vuelven sencillas y automáticas.

4.- Utiliza las búsquedas y filtros de búsquedas del programa.

Es muy común que los usuarios a la hora de buscar un mensaje, se dediquen a recorrer la lista de mensajes recibidos o enviados uno a uno. Señores, el ordenador es más rápido que un ser humano. Además, programas como Thunderbird, incorporan una barra de búsqueda rápida que sencillamente escribiendo un texto, automáticamente localizan en la carpeta abierta los correos que lo incluyan en su remitente, destinatario, etc.

5.- Emplea plantillas de correos.

Es común en ocasiones, tener que enviar un correo tipo informando a un cliente de alguno de nuestros productos o servicios. Sorprendentemente, muchos usuarios redactan desde cero el mensaje cada vez que tienen que enviarlo. Esto es una mala práctica. Para mejorar, podemos definirnos una plantilla para ese correo tipo y así ahorraremos tiempo.

En resúmen, aplicando los consejos indicados conseguiremos tener organizados correctamente nuestros mensajes, se separará la “paja” del “grano”, conseguiremos localizar rápidamente nuestros correos y ahorraremos mucho tiempo cada día.

Espero que os sean de ayuda y ahorréis tiempo en vuestro trabajo.

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